Démarrer simplement l’amélioration continue à coup de post-it

Pour ceux ayant lu les articles précédents mais aussi pour les autres, je voudrais partager avec vous une méthodologie très simple et efficace pour démarrer une démarche d’amélioration continue que ce soit dans vos ateliers ou dans vos bureaux.

Vous allez voir comment abattre des montagnes avec l’abattage de quelques arbres nécessaires à la fabrication des post-it (c’est la limite de la méthode c’est qu’elle n’est pas complètement green…). Vous êtes par exemple un manager d’une équipe administrative, les problèmes du quotidien sont nombreux et vos collaborateurs ne vous remontent pas tout car trop pris par leurs obligations opérationnelles du moment ? La non remontée de ces problèmes vous empêche de progresser et génère une certaine frustration voir un certain stress au sein de vos équipes.

Méthodologie (version recette de cuisine) :

• Réunissez votre équipe, décrivez la méthodologie et définissez l’objectif de la démarche : recenser les problèmes de façon exhaustive, les traiter en toute visibilité, les éradiquer et donc s’améliorer en continue pour une organisation plus fluide et générant moins de stress et de frustration (avec aussi plus de productivité mais cette notion n’est pas toujours vendeuse même s’il s’agit bien là de travailler mieux et non plus)
• Prenez un A3 et découpez le en 4 colonnes principales : problèmes/actions proposées/actions planifiées/actions soldées.
• Affichez cet A3 à un endroit très facilement accessible par vos équipes et déposer une réserve de post-it à proximité.
• En haut de votre A3, spécifiez les règles de remplissage de chaque post-it permettant un traitement efficace, par exemple :

Pour un problème: Post-it avec nom, date, descriptif du problème

Pour une action: Post-it avec  nom du responsable, description de l’action, délai

• Invitez votre équipe à remplir un post-it dès l’apparition d’un problème et à le coller dans la colonne « problèmes »
• Instaurez un rituel quotidien de 5 mn où vous vous réunissez avec l’équipe autour du A3 et vous allez alors faire un état de chaque post-it, l’objectif étant de le faire se déplacer de gauche vers la droite jusqu’à la colonne « actions soldées ». Attention, le problème doit juste être évoqué pour qu’il soit bien compris par tous mais l’objectif n’est pas de trouver la solution (sauf si évidente) durant ce rituel.
• Coordonnez l’avancement des post-it et de débriefer lors du rituel.

Cette méthodologie parait basique mais elle est particulièrement vertueuse, on progresse très vite, on motive les équipes pour s’améliorer. Un des effets constatés est d’ailleurs d’éviter les frustrations générées par un problème du quotidien. La personne qui écrit son problème l’évacue et passe à autre chose, c’est aussi une vraie vertu de la démarche.

Vous pouvez commencer « from scratch » dès maintenant car les moyens sont dérisoires et vous pouvez ensuite faire évoluer la méthode : les post-it peuvent contenir aussi des suggestions d’amélioration, peuvent être de différentes couleurs en fonction des sujets pour un meilleur management visuel, … tout est permis et sans limite, juste un conseil : restez simple et pragmatique.

Dernier petit conseil : les post-it tombant au bout d’un mois soyez dynamique dans votre démarche, enlevez régulièrement les post-it de la colonne « actions soldées » et écrivez les points résolus au stylo (ou en retapant sur PC) dans cette dernière colonne. Cette liste de points résolus est à elle seule terriblement motivante pour remonter les futurs problèmes car elle témoigne aux yeux de tous des progrès cumulés de votre organisation. L’amélioration continue est en marche…