Episode 7 – Le Kick Off
Thierry avait fait du bon boulot…
En une demi-journée, il nous avait trouvé une salle pour la réunion et réservé un restaurant sympathique au cœur de la ville pour le soir.
Il avait même pu se mettre en contact avec la maison mère pour organiser le taxi qui véhiculerait notre General Manager, entre l’aéroport, l’hôtel, le bureau et la salle.
De mon coté, j’avais bien avancé aussi… inspiré par mon idée, j’avais récupéré des extraits du film Brazil, ajouté mes commentaires et créé les diapositives clés de la présentation : objectifs, indicateurs, acteurs du projet…Tous les éléments de la charte projet se retrouvait ici mais de façon punch et créative !
Etant donné que notre top management était là, il fallait en mettre plein la vue, mais le concret de ce diaporama ne devait pas se faire au détriment des effets visuels, nos sponsors ne seraient pas dupes et ne l’apprécieraient pas du tout : une présentation bien aérée ne signifie pas brasser du vent, et mettre le paquet coté multimédia ne signifie pas projection cinématographique.
Il restait à inviter les participants ; deux jours pour rassembler tout le monde ne serait pas une mince affaire mais il était important pour nous d’y inviter toute l’usine, y compris les délégués syndicaux, les parties prenantes « chaudes » et « tièdes » et une partie des « froides ».
Je mis mon chef à contribution : j’avais demande a René Goupil de créer la demande de réunion via notre logiciel de gestion d’agenda et de la destiner à toutes les parties concernées, je voulais m’assurer ainsi de l’appropriation par le management du projet.
Mon mandat était clair : j’étais le coordinateur d’un projet d’amélioration continue sponsorisé par la direction. Possédant la méthode, j’en étais le facilitateur
La formulation de l’intitulé de la réunion était aussi important…Il fallait donner envie aux invités de participer, et comme les mots tels que amélioration continue ou qualité n’attirent pas les foules, nous avions choisi le slogan le plus vendeur de ceux utilisés dans la charte de projet : Parce que nous sommes uniques.
Pour égayer le tout, j’avais fais part à Roger Goupil de mon idée sur Brazil, et nous avions incrusté l’affiche dans l’invitation.
Comme les ouvriers n’avaient pas accès à l’outil informatique, René avait prévenu directement l’équipe concernée, après en avoir avise Roger Hol, le chef d’atelier, lui-même convié à la réunion – Il était important de respecter la ligne hiérarchique.
J’accompagnai René expliquant très brièvement de quoi allait retourner le projet.
L’invitation à l’event du soir était VIP, et faisait l’objet d’invitations séparées.
Ensuite, je préparai avec René Goupil l’agenda de la réunion : celle-ci se déroulerait en plusieurs étapes :
L’introduction serait faite par Mr Robertson, traduite et appuyée par Roger, qui rattacheraient le projet aux valeurs de la société et qui expliqueraient pourquoi un tel projet est important pour l’usine et tout le personnel.
Après m’avoir présenté – bien que j’étais depuis un certains dans l’usine, il était important que la partie du personnel qui me connaissait moins, me restitue- et clarifié mon mandat et mes responsabilités dans ce cadre bien précis, je prendrais la parole :
Je commencerais par projeter le film, tout en le débriefant et en mettant l’accent sur la notion de valeur ajoutée.
J’expliquerais ensuite, la méthodologie de la cartographie du flux de valeur mais brièvement : je voulus volontairement ne pas inonder un auditoire non averti de jargon et de technique.
Ensuite, Thierry rattacherait sa R&D au projet et je demandai à Christian Lagneau, notre responsable sécurité et environnement d’expliquer en quoi une production fluide et accentuée sur la valeur était importante pour ces deux aspects.
En tant que chef de projet, je reprendrais ensuite la parole et présenterais la charte du projet et la commentant, et insistant sur le fait que le gain de productivité attendu ne desservirait pas les ouvriers mais au contraire leur permettrait une plus grande souplesse dans leur organisation, puisque du temps et du budget seraient dégagés.
L’équipe serait présentée, leurs rôles clarifiés et leur responsabilité définie, le timing approximatif du projet serait aussi expliqué.
Nous avions aussi décidé d’offrir un buffet après la réunion, comme cela était compris dans le budget de la location de la salle, nous étions persuadés que nos directeurs apprécieraient cette démarche fédératrice autour d’un tel projet.
Le jour J arriva, malgré la proximité de la date, la majorité des participants avaient répondus présents et la réunion se déroula comme prévu. Il y eu des questions sensibles de la délégation syndicale qui trouvèrent réponses, M Robertson aussi nous astiqua sur certains points que nous clarifiâmes sans problème.
Le lunch qui suivi nous permit de prendre la température au sein du personnel de l’Enterprise, nous conclûmes que l’aspect fun avait atteint le résultat escompté et que le projet était dans l’ensemble bien accueilli.
M Robertson passa le reste de la journée dans le bureau de Roger Goupil à discuter longuement stratégie, résultats etc…
A 18h, nous avions rendez vous devant l’usine pour prendre la direction du restaurant…
:,: – Article proposé par David JOB, Consultant en Excellence Opérationnelle – :,:
