Episode 8 : Première réunion de travail
Avec l’accord de Roger Goupil, j’avais dédié une salle pour nos réunions de travail :
Officiellement c’était la large meeting room, elle deviendrait pour toute la durée du projet :
Labo d’atteinte de la perfection, ce qui d’un coup devenait beaucoup plus sexy !
Je l’équipais comme il se devait : markers effaçables á sec, marker pour flipchart, flipchart, frotteur, rétroprojecteur…
Au mur le plus large, j’avais déroulé puis collé une énorme feuille blanche au format A0.
A l’opposé j’installais un vieux canapé que j’avais récupéré …on ne m’avais jamais avoué qui dans l’usine le possédait, cela aurait surement porté préjudice a son propriétaire, son zèle et son assiduité au travail se voyant ainsi remise en question
ce sofa serait le poste d’observation : celui a partir duquel on analyserait les informations couchées sur le A0, installé ainsi confortablement, toute notre énergie pouvait être consacrée a l’observation et a l’analyse.
J’installais sur le mur le plus petit, sous la fenêtre, .une table qui serait notre petit bar pour boissons chaude : un énorme thermos des sachets de thés, de café, les croissants et biscuits secs seraient réapprovisionnés régulièrement.
– Tu peux me rappeler pourquoi je dois venir à ta réunion de ce matin? Me demanda Kim, la responsable du marketing lorsque je la croisai sur le parking en arrivant
Comme elle devait être au moins la quatrième personne qui me le demandait depuis mon arrivée ce matin, je fis semblant d’être patient et répondit en souriant :
– Ce sera la première réunion de travail sur les valeurs ajoutées, tu te souviens, nous en avions parlé lors du kick off ?
– …
– Kim ?
– Oui, peut être…Je n’ai pas tout suivi…
Je ne savais pas comment le prendre…Je décidai de rester positif et lui réexpliquais que nous allions lors de ces séances créer un flux de valeurs afin d’identifier les points d’amélioration.
La première réunion serait pour la définition des concepts et la création du mapping, de la cartographie de l’existant.
J’avais pourtant envoyé une invitation on ne peut plus claire : ; l’objet, la salle le timing et les délivrables attendus y figuraient.
J’avais même rappelé a chacun pourquoi il était important d’y participer, surtout si il n’était pas directement lié à la prod’ ; son regard de naïf – je n’avais pas vraiment utilisé ce terme pour ne pas vexer ! – était clé à cette étape : lui seul pouvait poser les bonnes questions sur les processus et remettre en question ce que nus faisions par habitude depuis des années sans même imaginer que l’on peut faire mieux…. :
– Pourquoi la fraiseuse suit elle l’ébavureuse alors qu’elle est antérieure dans le processus ?
– Ben…avant nous sous traitions la finition puis quand on a décidé de le faire en iterne la seule place pour la machine était devant…Mais tu as raison, ce n’est pas logique
– Deux contrôles qualité successifs, n’est ce pas un peu excessif ?
– Ah oui, tu as raison…
Il n y a que lorsque l’on porte un regard neuf et novice sur la chose que l’on arrive à ces questionnements, comme l’enfant qui sans cesse pose les questions sur des concepts qui pour nous, adultes font partie du monde des évidences mais qui, en fait n’en sont pas du tout à l’aube de la vie !
En outre le mapping permet d’avoir une vue d’ensemble et donc de se forcer á lever les yeux du guidon.
Troisième point : il est accroché au mur – ou projeté – à au moins un ou 2 mètres, les participants ont donc un regard de loin, prennent de la hauteur, comme un avion de repérage…et cette vue aérienne offre l’avantage de stimuler l’analyse objective, quand on a une vue d’ensemble et que l’on prend du recul, alors les choses apparaissent toujours autrement….
Et c’est ainsi que je démarrai la réunion de travail.
En tout, nous étions 13, 12 participants et moi pour la coordination.
Apres cette explication, j‘expliquai ce que l’on entendait par valeur ajoutée :
Comme ce terme est très conceptuel, je pris un exemple de la vie de tous les jours :
Je veux acheter un nouveau véhicule, quels sont mes critères de choix…ce qui pour moi a de la valeur….
Ensuite quels sont les modèles que le vendeur me proposent, les options : sont elles superficielles ou essentielles ? Ou dois je faire avec parce que je n’ai pas le choix ?
En procédant de la sorte je venais d’expliquer la notion de valeur ajoutée de non valeur ajoutée et de non valeur ajoutée mais essentielle.
J’expliquais ensuite la méthodologie :
Nous allions tracer une carte des flux, d’abord basée sur l’existant, il fallait donc récolter avant tout les informations sur le terrain.
Avec l’aide de Hol, responsable de production, je traçai sur l’énorme page A0 des rectangles correspondants a des postes de travail,
De temps en temps les ouvriers présents affinaient le schéma, maitrisant parfaitement leur postes.
En dessous d’eux de ces rectangles : des cases à compléter : nombre de pièces par cycle, temps de cycle, nombre d’ouvrier…je détaillais et expliquais ces informations qu il fallait récolter
Nous représentions à l’aide de la symbolique propre au VSM les différents flux informations et produit surtout.
Tout en dessous du papier, je traçais une droite : la ligne du temps…De part et d’autre de cet axe, , à la verticale des postes de travail et de stockage nous représentions, a l‘échelle, la durée en valeur ajoutée ou non correspondant .
Apres une deux heure de travail, après validation par l’équipe, nous avions rédigé un premier jet de l’état théorique de l’existant.
Mais un projet d’amélioration n’est pas théorique…il nous fallait donc le confirmer.
Je pris une photo, l’imprimai en 12 exemplaires, et invitait tout le monde à battre le pavé dans l’atelier, telle une brigade, afin de discuter un maximum avec les ouvriers, accompagner physiquement les stocks d’en cours et les produits en devenir, participer au contrôle qualité…
Mon but était triple : compléter les cases qui nous manquaient pour calculer les paramètres de production , confirmer ou affiner le schéma afin qu’il soit le plus réaliste possible, et enfin je voulus que les participant s’imprègnent un maximum des processus et des produits.
:,: – Article proposé par David JOB, Consultant en Excellence Opérationnelle – :,:
