Une histoire de 5S… Episode 3 – La réunion kick off

::- Article proposé par David JOB, Consultant en Excellence Opérationnelle -::

::- Pour une nouvelle originale sur un Projet 5S -::

Cet épisode fait partie d’une série d’articles sur un projet 5S diffusée chaque lundi.
Si vous n’avez pas suivi le début :
Prologue
Episode 1
Episode 2
 
La réunion kick off
 
Nous avions prévu la réunion kick off la semaine suivante, en invitant toute l’usine, y compris les délégués syndicaux, les parties prenantes « chaudes » et « tièdes » et une partie des « froides ».
 
J’avais demande a René Goupil de réserver la salle, le matériel et de créer la demande de réunion via notre logiciel de gestion d’agenda et de courriers et de la destiner à toutes les parties concernées. Je voulais m’assurer ainsi de l’appropriation par le management du projet.
 
Mon mandat était clair : possédant la méthode, j’en étais le facilitateur, le coordinateur d’un projet d’amélioration continue sponsorise par la direction.
 
La formulation de l’intitulé de la réunion était aussi important…Il fallait donner envie aux gens de participer, nous voulions éviter les mots comme amélioration continue ou qualité, qui à mon grand malheur, n’attirait pas (plus ?) les foules…Nous avions donc choisi pour notre projet « 5S… No Stressss ». Et un slogan « Mon poste de travail, j’y suis huit heures par jour, alors pourquoi ne pas en faire un coin agréable ? »
 
Comme les ouvriers n’avaient pas accès à l’outil informatique, René avait prévenu directement l’équipe concernée, après en avoir avise Roger Hol, le chef d’atelier, lui-même convié à la réunion. (Il était
important de respecter la ligne hiérarchique) J’accompagnai René expliquant très brièvement de quoi allait retourner le projet. J’avais aussi prévenu qu’afin de préparer la réunion, je prendrai quelques clichés de l’atelier ; je ne voulais en aucun cas les prendre par surprise et qu’ils aient l’impression d’être piégés, j’invitais d`ailleurs qui le souhaitait de m’accompagner dans ce « shooting tour ».
 
Le lendemain, je capturais sur la toile quelques photos de projet similaires dans des usines du même secteur. Ce « e-benchmarking » me permettrait quelques diapositives « avant- après » qui, je l’espérais
pourrait vendre le projet plus facilement.
 
Ensuite, je préparai avec René Goupil l’agenda de la réunion : celle-ci se déroulerait en plusieurs étapes :
 
L’introduction serait faite par René, qui rattacherait le projet aux valeurs de la société et qui expliquerait pourquoi un tel projet est important pour l’usine et tout le personnel.
 
Après m’avoir présenté – bien que j’étais depuis un certains dans l’usine, il était important que la partie du personnel qui me connaissait moins, me resitue- et clarifié mon mandat et mes responsabilités dans ce cadre bien précis, je prendrais la parole :
 
J’expliquerais en quoi consiste le 5S et afin d’être le plus pratique possible, je le ferais sur base des données du e-benchmarking réalisé quelques jours plus tôt.
 
Ensuite, je montrerais quelques clichés pris lors du shooting tour. Les gens se sentiraient ainsi plus concernés par ce projet, pour ces photos, je demandai à Roger Hol de les commenter avec moi.
 
Quant à la partie sécurité, sur base de ces mêmes photos, elle serait débriefée par Christian Lagneau.
 
En tant que chef de projet, je présenterait la charte du projet et la commenterait, en insistant sur les hypothèses de travail par exemple, et c’était important pour les délégués syndicaux, que nous n’allions pas faire des heures supplémentaires mais répartir les tâches différemment, que le gain de productivité attendu ne desservirait pas les ouvriers mais au contraire leur permettrait une plus grande souplesse dans leur organisation, puisque du temps serait dégagé.
 
L’équipe serait présentée, leurs rôles clarifiés et leur responsabilité définie, le timing approximatif du projet serait aussi expliqué :
 
L’atelier pilote verrait ses trois premiers S :trier-(Sort) ranger (Store)-nettoyer-(Shine) finis dans les 2 mois, nous démarrerions les autres ateliers ensuite. Des premiers audits à blanc, seront menés au fur et à mesure, avec une équipe d’auditeurs spécialement formée en interne, et une fois l’atelier complet mis au 5S, les standards validés, et les auditeurs certifiés en interne, nous sortirions du projet.
 
Nous prévoyions 6 à 9 mois au total.
 
L’agenda de la réunion bouclé, je commençais la rédaction des diapositives.
 
Le jour J arriva, la majorité des participants avaient répondu présents et la réunion se déroula comme prévu, les réponses aux questions sensibles de la délégation syndicale les agréèrent et le projet sembla
être bien accueilli.
 
A la fin de ces 90 minutes, René Goupil sourit… ce que je ne l’avais plus vu faire depuis bien longtemps.
 
Je traduis ceci par « merci Daniel, au boulot maintenant ! »