:: – Article proposé par Sylvain ROUSSEL – ::
:: – Responsable lean manufacturing chez Facom – ::
:: Auteur de l’article « Boucle de rétroaction et dérive qualité » – ::
Dans le cadre d’un de mes projets j’étais amené à proposer des évolutions pour différents produits. Afin de ne pas se noyer il fallait d’abord prioriser les actions à mener puis ensuite faire un suivi précis de l’avancement et relancer si nécessaire.
J’aurais pu utiliser pour ce faire l’outil PDCA, mais je voulais que mon support :
• M’aide à prioriser les actions
• Soit le plus visuel possible, soit synthétique et rapide à mettre à jour
• Serve de base à l’animation de mes réunions d’avancement.
Création d’un outil de priorisation
Afin de pouvoir orienter et prioriser les actions j’ai utilisé une matrice à 2 axes et j’ai placé les différentes actions portant sur les différents produits sur cette matrice.
L’axe des abscisses représentait l’impact de l’action (que ce soit en termes de productivité, de simplification du flux, de réduction des stocks…). L’axe des ordonnées représentait la difficulté pour mener à bien l’action. (Fallait il refaire de l’outillage ou était-ce une simple modification ?)
J’ai ensuite positionné sur la matrice mes différentes actions portant sur les différents produits.
Concrètement j’ai tout de suite éliminé les actions portant sur le produit A et me suis concentré sur les produits P et N qui avaient un ratio effort / gain tout à fait intéressant.
Création d’un outil de communication:
Afin de rendre la matrice plus parlante, j’ai utilisé un code couleur. Celui-ci me permet de voir rapidement le statut de l’action : abandonnée / repoussée ou en cours. J’ai utilisé des symboles pour déterminer à quel stade d’avancement se situait chaque action. (4 symboles pour représenter les 4 niveaux d’avancement)
Tout passe par la matrice, ce qui oblige à faire une description synthétique de chaque action. La mise à jour se fait rapidement en changeant simplement le symbole ou la couleur.
Chaque décision peut aussi être formalisée, ce qui peut éviter des malentendus en fin de projet notamment !
Base pour le suivi de l’avancement :
Chaque mois, je remets à jour la matrice avec l’équipe projet. Ce document est alors utilisé comme une check-list où l’on revoit l’avancement de chaque action. Chaque mise à jour fait office de compte rendu visuel que je diffuse à l’équipe.
La matrice ayant toujours la même forme, la relecture du compte rendu est rapide et permet, comme un mind map pourrait le faire, de se replonger rapidement dans le projet.
Pour rendre le plan d’action attrayant et donner des perspectives à l’équipe, j’ai mis en place un indicateur d’avancement. Cet indicateur est calculé de la façon suivante :
Voici à quoi ressemble le document final que j’ai utilisé :
