Comment faire un suivi efficace d’un chantier kaizen

:: – Article proposé par Sylvain ROUSSEL – ::
:: – Responsable lean manufacturing chez Facom – ::

:: Auteur de l’article « Boucle de rétroaction et dérive qualité » – ::

Je détaillais dans un précédent article l’utilisation d’un tableau d’animation lors d’un chantier Kaizen blitz : https://www.excellence-operationnelle.tv/lutilite-dun-tableau-danimation.php

Je vous propose de nous intéresser ici à l’étape qui suit la réalisation du chantier.

Il s’agit d’une étape cruciale, celle du suivi du chantier !

Cette étape s’étale dans la durée, demande de la rigueur, mais ce n’est que si cette étape est réussie que le chantier sera un véritable succès.

Le suivi du plan d’action :
Les chantiers Kaizen blitz sont très concentrés dans le temps. Les ressources sont focalisées sur l’atteinte d’un même objectif et en moins d’une semaine des actions immédiates sont réalisées sur le terrain.

Néanmoins certaines actions ne peuvent être réalisées avant la fin du chantier (commande de matériel, appel à un sous traitant…) et il convient d’établir avant la fin du chantier un plan d’action et un planning de réalisation.

Une fois l’euphorie du chantier retombée, il est naturel de relâcher la pression. Or c’est précisément juste après le chantier que se joue la réussite. Il faut donc surveiller l’avancement des actions, garder la motivation en animant par exemple une réunion d’avancement une fois par semaine avec l’équipe sur le terrain et en mesurant les progrès accomplis.

Le suivi d’un indicateur de performance se montre alors un allié précieux. Il permet de voir de façon objective si les améliorations portent leurs fruits ainsi que de mesurer le chemin qu’il reste à faire.

Une fois l’objectif atteint / maintenu pendant plusieurs semaines et l’ensemble des actions effectuées, le chantier peut être officiellement clôturé et « les clés » peuvent être remises à la production lors d’une réunion de clôture.

Le suivi de l’application des règles établies:
Dans ce type de chantier tout va très vite. On procède par rupture et l’organisation change brutalement.
En l’espace d’une semaine on demande à des personnes habituées à travailler d’une certaine façon d’adopter une autre façon de faire…Pas simple. On comprend aisément que le poids des habitudes va rapidement aller à l’encontre des modifications voulues.

Pour accompagner ces changements, une façon de faire consiste à écrire de façon simple les règles du chantier. Ces règles formalisées et affichées au poste serviront de support pour la formation du personnel, mais aussi de mémo et de grille d’audits.

Ainsi le fait de passer tous les jours sur le gemba et d’auditer le respect des règles permet de faire prendre conscience de l’importance de ces règles, de communiquer autour de ces règles et de voir d’éventuels problèmes liés à l’application de ces règles. Cela traduit aussi la motivation que l’on a pour faire changer la culture et renforcer le niveau d’exigence.

Ainsi un score d’audit peut rapidement être établi (nombre de critères respectés / nombre de critères total) et permet de mesurer en quelque sorte l’évolution des mœurs.

Pour conclure un petit schéma pour synthétiser le déroulement d’une action Kaizen:

L’étape de suivi commence dès la fin du chantier et s’étend jusqu’à la fin de la réalisation des actions moyen terme. Le passage au stade de chantier autonome s’effectue si l’objectif est atteint (partie mesure) et si les règles sont respectées (partie audit).