Comment concevoir un tableau d’animation ?

Quelle est la différence entre tableau de bord et tableau d’animation ? Dans un article précédent, je vous expliquais comment j’avais conçu le tableau de bord qui me permettait notamment de piloter mon service. Dans un des commentaires de l’article j’ai noté une confusion entre tableau de bord et tableau d’animation.

Je vous propose ici de vous montrer comment j’ai construit mon tableau d’animation.

 

A quoi sert un tableau d’animation ?

Avant de se lancer dans la construction d’un tableau d’animation, il convient de se poser la question du pourquoi. Que voulez-vous faire de ce tableau ? A quoi et à qui va-t-il servir ?

Mon tableau n’était ni un tableau de communication ni un tableau d’information. C’était un outil d’animation. Se poser ces questions permet d’éviter de se retrouver avec des tableaux surchargés d’information et qui finissent par ne plus être utilisés car trop complexes…

Dans mon cas mes objectifs étaient de:

• Motiver mes collaborateurs
• Rester focalisé sur l’atteinte des objectifs

 

Comment le mettre en œuvre ?

Logistiquement parlant il faut prévoir un emplacement à l’endroit où travaillent ses collaborateurs et y installer un tableau.

Il convient ensuite de déterminer une fréquence d’animation et de fixer une durée d’animation et un horaire fixe. Ainsi 5 minutes peuvent suffire à assurer une animation quotidienne.

Pour ne pas s’essouffler dans le maintien de l’animation il faut être rigoureux sur l’horaire et ne pas dépasser la durée fixée. Afin de se forcer à respecter le rythme, une astuce consiste à établir une check liste avec les points à aborder / indicateurs à mettre à jour et à suivre scrupuleusement cette liste lors de chaque animation.

Le tableau est divisé en deux parties : une partie contenant les indicateurs et le planning et une partie permettant de noter les problèmes rencontrés (les informations étaient affichées sur un autre panneau et ne venait pas polluer le tableau d’animation de la performance).

 

Quels sont les indicateurs présents dans le tableau ?

Les indicateurs doivent nous permettre de savoir si la période précédente (journée par exemple) est une bonne période au regard de nos objectifs.

Le cahier des charges concernant le choix des indicateurs est le suivant :

• L’indicateur est en lien avec les objectifs du secteur
• L’indicateur est facilement compréhensible (en utilisant des couleurs vert / rouge)
• Les collaborateurs peuvent rapidement mettre eux même l’indicateur à jour

Le choix des indicateurs n’est pas une science exacte…et peut changer au cours du temps !

On peut toutefois respecter certains thèmes et choisir des indicateurs concernant la Qualité, les Coûts, les délais, et la sécurité.

Ainsi par exemple on peut retrouver la croix verte pour l’animation EHS, la quantité de produits transformés par personnes pour l’animation des coûts, le respect du planning de livraison pour l’animation des délais… mais on peut trouver aussi des indicateurs plus ciblés si l’on souhaite animer un point particulier : le nombre de pièces défectueuses sur la ressource goulot par exemple.

 

Comment se déroule l’animation ?

L’animation est réalisée par le responsable du secteur selon une routine bien établie. Un des collaborateurs met à jour les indicateurs et la réunion démarre en passant en revue chacun des indicateurs et en posant quelques questions simples : est-ce que le résultat est conforme à l’objectif ? Si oui, on peut en profiter pour valoriser le travail effectué et si non, on se pose la question pourquoi ?

Deux cas se présentent :

• Le problème est résolu et dans ce cas on le communique aux collaborateurs
• Le problème n’est pas encore résolu et on remonte le problème (sur un tableau ou en ouvrant un point QRQC par exemple)

A travers cet outil d’apparence simple (mais qui demande de la rigueur pour fonctionner) on peut créer une dynamique orientée sur l’atteinte des objectifs. Cet outil permet aussi de mieux appréhender son secteur et les problématiques associés.