Dossier 5S : Et si l’on dématérialisait le 5S…

Pour clôturer la semaine du 5S, découvrez comment mener une démarche 5S dans votre cloud partagé !

 

« Non le 5S n’est pas que du nettoyage mais il faut y passer … »

Le 5S est connu pour son application en milieu industriel : quand nous entendons 5S, nous imaginons du tri dans les outils, des marquages au sol, des indications au poste, des standards affichés, des Kanban visuels etc. La méthode est structurée et « rend visible le Lean ». Ce que nous allons voir dans cet article, c’est une transposition hors de l’usine.

Qui n’a jamais rencontré des difficultés dans la gestion d’un intranet dans lequel tout le monde peut venir enregistrer ses documents ? « Mais si, le document que tu me demandes est dans la base / dans Public / dans l’intranet … » me dit-on. Certes, mais cela ne m’aide pas vraiment à le trouver… Pire, je me sens coupable de ne pas l’avoir identifié seule voire d’ignorer son existence.

C’est vrai, comment s’y retrouver parmi tous ces fichiers ?

C’est là qu’un travail collectif va s’imposer. Avant de débuter, je vous recommande de mesurer l’état initial, cela vous permettra de mettre en évidence l’Avant et l’Après :

• Taille du dossier et nombre de fichiers et de dossiers (quelques Clics droits/Propriétés)
• Ressenti des utilisateurs : est-il facile de trouver un fichier ?

 

Première étape : Débarrasser

1. Clarifiez vos besoins vis-à-vis du dossier
2. Créez un dossier «  Zone tampon » (bien utile pour récupérer facilement un fichier mal orienté !) et « Archives »
3. Supprimez l’inutile (anciennes versions des fichiers, doublons, documents de travail / de pilotage / qui ne servent plus)
4. Questionnez-vous sur le nécessaire à avoir :
   • Ai-je les documents de cadrage ?
   • Ai-je un document qui m’explique comment fonctionne le dossier ? [si dossier utilisé par plusieurs personnes]
   • Ai-je des documents qui ont plus leur place ailleurs ? (Archivage, Retour d’expérience, …)

 

Deuxième étape : Ranger

1. Déterminez une place pratique et fonctionnelle pour ranger les fichiers indispensables au travail
   • Mes noms de sous-dossiers sont-ils explicites ? Et les noms des fichiers ? Un de mes collègues qui ne connait pas la mission s’y retrouverait-il un minimum ?
   • La spécificité du dossier ou du fichier apparaît-elle dans son nom ?
     Exemple : Formation YB – Ingénierie ; Relais Lean – Sensib Rés Pb

2. Sortez ce qui doit être rangé ailleurs pour faciliter l’accès aux pépites / à l’utile pour tous

1. • Quels fichiers/dossiers doivent être stockés dans la base de connaissance pour tous ?
   • Quels documents doivent être accessibles par d’autres ?
   • Quels documents ne sont utiles qu’à peu de personnes ? Ils pourront être rangés dans un dossier propre et non sur la plateforme commune

3. Faites tester à un autre utilisateur 

• Comprend-il la logique de rangement ?
• Trouve-t-il un fichier facilement ? (avoir un fichier à chercher)
• Sait-il ranger un nouveau dossier ? (avoir un fichier à ranger un peu tricky)

 

Troisième étape : Nettoyer

Voici les 5 questions à vous poser pour travailler sur les causes de « salissure » au niveau de votre dossier :

1. Les bonnes pratiques de l’intranet s’appliquent-t-elles bien sur mon dossier ?
2. Suite au test par un autre utilisateur, l’organisation du dossier est-elle suffisamment claire ?
3. Des poka-yoké détrompeurs sont-ils nécessaires ? Comment détecter un dossier qui n’est pas trié ? Un dossier archivé ? Un dossier à archiver ?
4. Une notice est-elle nécessaire sur le fonctionnement du/des dossier(s) ?
5. À qui je m’adresse si je ne sais pas où ranger un fichier ou quel nom lui donner ?

 

Quatrième étape : Standardiser

Assurez-vous de la cohérence d’ensemble de l’espace partagé et du bon fonctionnement collectif :

• • Les utilisateurs du dossier sont-ils tous au courant de son fonctionnement ?
  • Ai-je des bonnes pratiques à partager avec l’équipe pour duplication dans
    les autres dossiers ?
  • Doit-on adapter les règles d’usage de cet espace partagé pour que tout le monde
    fonctionne de la même façon ?
  • Comment intègre-t-on de nouveaux utilisateurs ?

 

Cinquième étape : Progresser / respecter 

Ce qui ne se termine jamais …

 

C’est fini ! Maintenant c’est à vous de jouer 🙂