Attention le but de cet article n’est pas d’énumérer de façon exhaustive toutes les conditions nécessaires au succès d’un Kaizen mais plutôt de vous décrire un outil vous permettant de juger de la qualité de la configuration cible résultant de ce travail de groupe.
Tout d’abord pour mettre en avant cet outil, quelques généralités sur le Kaizen. Le Kaizen est un atelier de travail qui va plancher sur une configuration initiale avec toutes les personnes nécessaires pour témoigner du mode de fonctionnement actuel (les opérateurs sont évidemment les acteurs clés) et qui va construire une configuration cible avec toutes les personnes nécessaires pour procurer les outils et les moyens de la transformation (les fonctions supports sont alors précieuses tels par exemple les méthodes, la qualité, le planning, …)
Tout ceci fonctionne très bien avec un animateur aguerri à la démarche qui saura tirer le meilleur parti des acteurs en présence en sortant quand il le faut les bons outils, en donnant la parole à chacun, en canalisant les énergies et en s’assurant de converger vers une configuration cible admise et appropriée par l’ensemble du groupe.
En règle générale, l’atelier dure 5 jours et les deux derniers jours sont consacrés à l’installation sur le terrain de la configuration cible. Idéalement 80 % de cette configuration doit être installée à la fin du 5ème jour, les 20 % restant faisant l’objet d’un plan d’actions que l’animateur suivra de façon rigoureuse pour une atteinte des 100 % le plus rapidement possible.
Une des étapes clés du dispositif et du succès est de s’assurer que la configuration cible a résolu les problèmes majeurs de la configuration initiale. Pour cela l’outil que je vais vous décrire est très simple.
Au début du Kaizen, en plus du classique logigramme du process actuel mettant en évidence les étapes à Valeur Ajoutée et les étapes à Non Valeur Ajoutée, l’animateur va organiser une remontée des problèmes actuels via un un jeu de post-it. On donne à chaque membre du Kaizen des post-it et pendant 20 minutes, chacun doit noter les problèmes du process actuels en respectant la règle d’un problème par post-it. A la fin des 20 minutes, l’animateur va relever les copies participant par participant. A chaque participant, l’animateur énonce devant le groupe la nature du problème soulevé puis sur une grande feuille de papier scotchée au mur, il va affecter le problème à une catégorie : sécurité, planning, manutention, process, environnement, … Si plusieurs problèmes sont similaires alors il va regrouper les post-it dans la bonne colonne « catégorie » qu’il aura créée pendant l’exercice.
Une fois tous les post-it collés, on partage en groupe le constat et on le valide.
Le Kaizen continue et suite au travail du groupe, une configuration cible est établie. Afin de juger la qualité de cette configuration et avant toute installation sur le terrain, l’animateur revient alors sur la feuille contenant l’ensemble des post-it « problème ». Partant de la configuration cible, l’animateur avec le groupe va alors barrer les post-it dont le problème sera éliminé via la configuration cible. Si 100 % de vos problèmes sont éliminés alors vous pouvez être pleinement satisfait mais parfois vous pourrez vous contenter d’une performance moindre. Attention toutefois à ne pas générer de nouveaux problèmes via la configuration mais l’animation du Kaizen doit éviter cet écueil.
Voilà donc un outil très simple mais qui a fait ses preuves et qui vous permet d’entamer sereinement votre nouvelle installation sur le terrain.
Bonjour Florent,
Merci pour la méthode, cette dernière me rappelle l’approche du brainstorming
C’est tres encourageant de nous entrainer dans votre sillage
Merci encore
GUET
Merci surtout à Sébastien pour cet article très pédagogique et qui sent bon le terrain ! 😉