Et si votre communication était votre principal goulot d’étranglement

Vous êtes certainement amené dans le cadre de vos activités à réaliser des présentations PowerPoint pour vos clients, partenaires ou collaborateurs. Etes-vous vraiment satisfait des résultats que vous obtenez avec vos présentations ? L’idée de cet article est de considérer vos présentations comme une partie de vos processus de communication. Il suffit parfois de quelques efforts ciblés pour transformer radicalement l’impact d’une présentation.

Le problème est que, bien souvent, les présentations PowerPoint sont vécues comme des séances de torture. Trop longues, ennuyeuses, floues, soporifiques … Et si les présentations étaient un goulot d’étranglement dans la réussite dans vos projets ?

La seule chose à retenir

Si nous avons des résultats si catastrophiques avec les présentations, c’est parce qu’on se trompe d’enjeu lorsque l’on fait une présentation. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose de cet article, c’est ce que je vais vous dire maintenant : Une présentation n’est pas faite pour informer. Une présentation est faite pour influencer.

Informer ça consiste à transférer des informations d’un point A (vous) à un point B (votre interlocuteur). Le problème de cette méthode, c’est que bien qu’elle soit très logique, elle occulte complètement la manière dont fonctionne le cerveau, notamment comment il traite, assimile et mémorise l’information.

Votre présentation repose autant sur l’information que vous transmettez que sur la perception qu’en aura votre auditoire. Et la clé pour réussir à faire une présentation impactante, c’est justement de maîtriser tous ces mécanismes qui influencent la perception de l’auditoire pour le convaincre.

Lorsque l’on fait une présentation PowerPoint on va s’attarder sur l’outil (c’est-à-dire comment faire des animations, comment utiliser des masques de diapos, comment insérer tel ou tel graphique) alors que tout cela est complètement accessoire. La chose fondamentale à comprendre c’est que tout se joue dans le cerveau de votre interlocuteur. Et il existe de très nombreux leviers pour transmettre efficacement votre message et convaincre votre auditoire. Cela passe aussi bien par le message en lui-même que par le support de présentation que vous allez créer.

 

Les 3 pièges qui ruinent les présentations

Piège 1 : Confondre document imprimé et support visuel

Voici une des fausses bonnes idées les plus répandues en matière de présentation. En voulant faire une pierre deux coups, certains présentateurs pensent être efficaces et gagner du temps en concevant et en diffusant leur présentation comme un document papier.

En fait, en choisissant d’imprimer une présentation PowerPoint, vous produirez à la fois une mauvaise présentation et un mauvais document.

Votre présentation sera mauvaise car vous l’aurez surchargée de texte (donc difficilement lisible à l’écran). Le document imprimé ne sera quant à lui qu’une suite de cadres gavés de liste à puces et n’aura aucun des avantages d’un vrai document dactylographié.

Ce qu’il est important de comprendre c’est que la présentation ce n’est pas votre PowerPoint. La présentation c’est vous. Le support PowerPoint est uniquement là pour renforcer visuellement votre histoire, votre discours.

Un des gros travers des présentations ce sont notamment les diapos gavées de listes à puces. Si les présentations sont si souvent remplies de liste à puces, c’est aussi pour servir d’aide mémoire à l’orateur. C’est une sorte de béquille qu’utilisent parfois les présentateurs pour se rassurer. Et tant pis pour le public résigné qui devra supporter l’orateur lire ses diapos. Une présentation PowerPoint n’est pas un prompteur !

 

Piège 2 : Vouloir être exhaustif

Etre exhaustif procède souvent de la volonté de bien faire. On veut être le plus complet possible sur le sujet. On n’hésite pas à rentrer dans les détails. Et même à rentrer dans les détails du détail.

Cela est contre-productif pour une seule et bonne raison : notre cerveau ne peut ingurgiter indéfiniment de nouvelles informations. D’où l’importance de savoir bien sélectionner les points clefs que l’on souhaite faire passer.

Pour illustrer ce point, laissez-moi utiliser une image. Imaginez un verre qui représente un cerveau. Si vous versez de l’eau sans vous arrêter à un moment donné l’eau va déborder du verre et donc vous serez en train de gaspiller cette eau. Et bien pour les présentations c’est exactement ce qui se passe. La capacité d’absorption d’information est limitée et pourtant les présentateurs cherchent à verser 3 bouteilles d’eau dans un verre.

Une des clés essentielles pour faire une présentation percutante, c’est de savoir sélectionner les informations que l’on veut faire passer.

Pour utiliser une autre image, prenons celle de l’iceberg. La face émergée correspond à ce que vous décidez de montrer et la face immergée tout ce que vous décidez de ne pas montrer.

 

Piège 3 : Croire que les gens viennent pour vos beaux yeux

Ce qui compte pour votre auditoire ce n’est pas vous ou votre présentation. Ce qui compte c’est ce que vous pouvez leur apporter. N’oubliez jamais que ce qui compte le plus pour les gens c’est eux-mêmes. En gardant cette règle à l’esprit lorsque vous concevrez votre présentation et bien vous aurez de meilleures chances de leur proposer un contenu qui va correspondre à leurs attentes.

Le problème de beaucoup de présentateurs est qu’ils sont centrés sur leurs sujets et sur eux-mêmes. Si vous voulez commencer à faire des présentations vraiment efficaces commencez par centrer votre présentation sur les attentes de votre auditoire et chercher constamment à créer des connexions avec celui-ci.

 

3 ingrédients pour de meilleures présentations

Les deux seules questions qui comptent

Alors pour où commencer pour faire une présentation efficace ? Vouloir se jeter immédiatement sur son logiciel pour réaliser sa présentation conduit généralement à des résultats peu glorieux. En vous focalisant dès le départ sur des détails comme l’ordonnancement de votre liste à puces ou la transition qui fera joli, vous passez à côté de l’essentiel : la qualité de votre message.

A ce stade de préparation, les seuls outils dont vous aurez besoin sont des feuilles blanches et un crayon. Des post-it et un surligneur seront des compléments idéaux par la suite.

Cette première étape consiste donc à prendre du recul pour avoir une vue d’ensemble de la présentation à effectuer. Isolez-vous. Offrez-vous un moment de calme et de sérénité à l’écart du tumulte de la vie de l’entreprise. L’esprit est plus efficace dans un cadre détendu. Relâchez un peu la pression et portez un regard lucide et bienveillant sur les idées que vous allez vouloir faire passer.

Maintenant que vous êtes face à votre feuille blanche, vous vous demandez certainement par où commencer. Il me serait facile de vous proposer une longue liste de questions pour vous aider à structurer votre discours. Mais à se poser trop de questions, on oublie parfois de se poser les plus importantes. S’il ne fallait garder que deux questions, ce serait certainement celles-ci : Tout d’abord, quel est le message à faire passer ? et ensuite pourquoi est-ce important ?

Les réponses à ces deux questions conditionnent le succès de votre présentation. Si vous arrivez à identifier clairement quel est le message central à faire passer et pourquoi c’est important pour votre public, vous aurez alors déjà réussi 50% de votre présentation. Les 50% restant ne seront que de l’exécution.

Exprimez votre message clef dans une phrase claire et succincte. Tout dans votre présentation doit soutenir ce message clef.

 

Le sens visuel domine tous les autres

Il y a une règle fondamentale du cerveau humain qui nous dit la chose suivante : Parmi nos 5 sens, le sens visuel domine tous les autres.

Des études scientifiques ont démontré la chose suivante. Imaginons que vous rencontriez quelqu’un et qui lui donniez un certain nombre d’informations. Trois jours après, si vous demandez à cette personne de se souvenir de ce que vous lui avez dit, il ne pourra vous en restituer que 10% de l’information que vous lui avez communiquée. Maintenant, si vous faites la même expérience mais qu’en plus vous ajoutez des éléments visuels, trois jours plus tard, elle sera capable de vous en restituer 65%. La conclusion de cette expérience nous démontre que la puissance des visuels est un excellent vecteur pour aider les gens à se souvenir de notre message.

Et ça va encore plus loin. La partie de notre cerveau la plus archaïque que l’on appelle le cerveau reptilien est extrêmement sensible aux informations visuelles et au contraste. D’ailleurs, le cerveau reptilien ne sait pas analyser des symboles, donc il ne déchiffre pas l’écriture. Ce qui veut dire que si vous utilisez à l’heure actuelle des listes à puces pour vos présentations et bien vous êtes en train de ruiner le potentiel d’influence de votre message. La clef consiste à passer des diapos listes à puces à des diapos qui mettent beaucoup plus l’accent sur le visuel.

 

Le pouvoir des histoires

Comment maintenir et aiguiser l’intérêt du public ? Cette question, tous les présentateurs – qu’ils soient expérimentés ou amateurs – se la sont déjà posée.

Plongez-vous dans vos souvenirs et souvenez-vous de la dernière fois que vous avez été captivé par une discussion entre amis, par une émission de radio ou télé. Peu importe le sujet abordé dans ces différentes situations, je suis convaincu que ce qui a maintenu votre intérêt, c’est la manière dont le thème était présenté. Et la manière la plus efficace de communiquer ses idées est de le faire à travers des histoires.

Le pouvoir des histoires est incroyable ! Elles permettent à l’auditoire de mieux s’identifier à la situation, elles facilitent la mémorisation, elles apportent de la fluidité et surtout elles maintiennent l’intérêt du public.

Le problème est qu’à l’heure actuelle, les présentations ne sont que des simples successions de faits sans structure narrative pour les accompagner.

Le storytelling est quelque chose qui peut intimider. Pour avoir un peu étudié le sujet, je trouve qu’il est parfois difficile d’appliquer toutes ces techniques pour ses présentations. Il reste cependant un concept fondamental à retenir du storytelling : Il s’agit de la structure narrative de base. TOUTES les histoires qui marchent (des plus grandes mythologies à l’anecdote de fin de repas de votre oncle) suivent un schéma simple en 3 étapes : 1) situation de départ 2) complication 3) résolution.

Dans ce schéma, le héros vit dans un monde connu (situation de départ). Pour une raison X, il est appelé à l’aventure. Au cours de l’histoire, il rencontre des obstacles et épreuves qu’il doit vaincre (complication). Il triomphe de ces épreuves, décroche le graal et revient transformé de son aventure.

Comme vous le voyez, cette structure est à la fois extrêmement simple et extrêmement efficace. Elle peut s’adapter à n’importe quel domaine ou situation. Elle apporte une dynamique à votre discours à laquelle l’auditoire pourra s’identifier.

Si vous vous souhaitez découvrir d’autres conseils pour améliorer vos présentations, vous pouvez télécharger 6 vidéos gratuites en cliquant sur ce lien.

Cet article a été rédigé par Olivier du blog Simple Slide. Simple Slide aide les consultants, managers, chargés de projets à transformer leurs présentations pour les rendre plus efficaces et plus percutantes.