:: – Article proposé par Catherine PERRIN,
du blog http://finance-technique.com/ dédié à…. la finance – ::
A quoi sert le budget ?
Le budget est surtout un plan d’action qui se traduit en chiffres. La comparaison entre le réel, le budget et les résultats passés permet de voir où on se situe par rapport à ce plan. Il permet aussi de connaître ses besoins de trésorerie dans le futur et par conséquent de construire un plan de financement réaliste.
A qui est-il utile ?
Il est indispensable pour une société qui cherche des fonds. Le banquier ou l’investisseur utiliseront les éléments du budget pour prendre leur décision :
– les projets sont-ils réalistes ?
– le plan de financement est-il suffisant pour financer vos projets ?
– Les actions sont-elles assez convaincantes pour que le banquier ou l’investisseur croient à la réalisation effective de votre budget ?
Les managers sont impliqués dans la réalisation du budget soit parce qu’ils ont participé à sa rédaction, soit parce qu’ils sont intéressés (bonus) à la réalisation des objectifs.
Est-il vraiment utile ?
De plus en plus de directeurs financiers s’interrogent sur la pertinence du budget :
– C’est un processus coûteux. Il implique souvent un nombre impressionnant de personnes : leur temps serait plus utilement employé à la réalisation de leurs objectifs.
– L’environnement change de plus en plus rapidement et si les dépenses sont relativement faciles à prévoir, les prévisions des ventes doivent prendre en compte de plus en plus de données extérieures : arrivée de nouveaux produits sur le marché et de nouveaux concurrents, changement des modes de consommation.
– Le budget a tendance à renforcer la bureaucratie.
– Enfin, les objectifs sont définis au moment du budget, et se traduisent souvent par un bonus pour les managers s’ils sont réalisés. Cette pratique peut conduire à des comportements éthiquement discutables.
Quelles sont les alternatives ?
En fonction de l’environnement de la société, et de ce qu’elle souhaite réaliser, la société pourra choisir d’abandonner le budget ou d’apporter des modifications.
Conserver le budget, mais le modifier si nécessaire
Conserver tels quels le budget et les objectifs qui ont été décidés n’a aucun sens quand un changement important se produit : une hausse drastique du coût de matières premières ou une baisse de prix significative de la part d’un concurrent. Si vous figez votre budget et que les objectifs prédéfinis ne sont pas atteignables, vos collaborateurs baisseront les bras.
Avantage : si vous conservez votre processus budgétaire tout en modifiant le budget si nécessaire, vous conservez les données que les banquiers et les investisseurs ont l’habitude de recevoir.
Inconvénient : modifier le budget en cours d’année a un coût et conduira votre service financier à produire des rapports et encore des rapports.
Abandonner le budget :
Si vous décidez d’abandonner le budget, il y a un certain nombre d’actions que vous devrez entreprendre :
Mettre en place des bonus relatifs
Abandonner le budget signifie abandonner des objectifs fixes. Par conséquent, au lieu de bonus calculés sur des objectifs fixes, mettez en place des bonus relatifs, par exemple par rapport aux concurrents internes ou externes. Quelle que soit la situation, vos collaborateurs conserveront une chance de mériter leur bonus. Il y aura toujours un commercial, par exemple, qui aura réalisé le CA le plus élevé.
Avantages : – vos collaborateurs restent motivés, quelle que soit la situation.
– vous évitez que les bonus finissent par être considérés comme plus ou moins acquis, ce qui entraîne une démotivation des collaborateurs dans les mauvaises années.
Mettre en place des prévisions glissantes
Fixez des objectifs à moyen terme et vérifiez que les prévisions à court terme (souvent 3 mois) et les plans d’action sont compatibles avec les objectifs à moyen terme. Les prévisions glissantes peuvent se faire aussi à moyen et long terme.
Avantages :
– les collaborateurs restent concentrés sur les améliorations.
– il n’y a pas d’effet “fin de l’année” qui pousse les collaborateurs à prendre des actions à court terme qui favorisent les chiffres de l’année.
– le processus est moins coûteux et plus efficace.
– les prévisions permettent à la direction de gérer les attentes des actionnaires.
Analyser les tendances
Ajoutez les prévisions à court terme aux 12 derniers mois et analysez la tendance. Les tendances peuvent être calculées à l’aide de moyennes mobiles.
Avantages :
– évite d’approuver les coûts en avance.
– permet de gérer les retournements de tendance.
– permet de réagir rapidement.
Les risques liés à l’abandon du budget :
La direction d’une entreprise peut craindre que l’abandon du budget présente deux risques majeurs :
Perte de contrôle
Le premier risque est la perte de contrôle de l’entreprise, qui conduirait à une explosion des coûts. Par conséquent, l’entreprise doit effectuer une évaluation de ce risque.
De la même façon, elle doit évaluer le risque attaché à un processus coûteux qui apporte peu de valeur ajoutée.
Manque d’éléments pour négocier
La direction de l’entreprise peut penser qu’elle ne disposera plus des éléments nécessaires pour négocier avec les banquiers et/ou les investisseurs. Dans les faits, les prévisions glissantes lui fourniront les informations pour communiquer.
En résumé, chaque société est unique. Elle doit choisir son processus et l’adapter en fonction de son environnement et de sa culture. Mais il est de la responsabilité du directeur financier de s’assurer que les outils d’aide à la décision sont adaptés aux changements de plus en plus rapides des situations économiques.
Quoi qu’il en soit, un changement qui affecte le comportement des collaborateurs ne doit pas être pris à la légère et doit impliquer d’autres services que le service financier : Ressources Humaines, Informatique et tous les opérationnels. Un tel projet est directement lié à la stratégie de l’entreprise et doit aussi prendre en compte sa capacité à s’adapter plus ou moins vite.
