Gestion de projet Lean : le projet A3

Dans la continuité de mon dernier article sur la matrice de pilotage où l’on a vu comment piloter efficacement son amélioration continue suivant les axes stratégiques de l’entreprise, nous allons donc voir ce qu’est un projet A3 et comment on anime efficacement les projets A3 pour un maximum d’efficacité.

Tout d’abord, un petit exemple vaut mieux qu’un grand discours, exemple ci-dessous d’un projet A3 :

 

 

Le document A3 va être à la fois un outil de communication simple et visuel sur le projet, un support de suivi et va permettre d’un coup d’œil de juger du bon avancement du projet associé.

Le projet va donc être décrit sur une feuille A3.

 

Comment remplir votre A3 ?

3 cartouches du haut :

• Le contexte qui explique le lancement du projet.
• La description du problème à résoudre
• Les objectifs finaux du projet

2 cartouches centrales :

• Description plus détaillée de la situation de départ avec ses anomalies et ses difficultés.
• Description plus détaillée de la situation d’arrivée après déroulement du plan d’actions porté par le projet

N’hésiter pas à associer à ces deux descriptions des photographies qui rendront votre A3 plus factuel, plus visuel et qui permettront ainsi d’en améliorer son attractivité (la communication autour d’un projet étant toujours l’une des clés de sa réussite)

Plan d’actions et planning macro du projet

Vous allez globalement lister les actions, affecter les responsables de chacune d’entre elles et réaliser le Gantt du projet en maillant à la semaine (un projet A3 sera maximum de 6 mois sinon décomposez le en plusieurs phases)

Ce planning sera suivi à la semaine et vous maintiendrez l’état d’avancement de chaque action en verdissant les cases initialement grisées si votre avancement est conforme à vos attentes ou en les coloriant en rouge si un dérapage est observé (l’avancement à la semaine peut se faire au fluo pour une maintenance aisée)

3 cartouches du bas :

• Vous allez spécifier l’équipe projet (membres actifs) et les sponsors
• Les indicateurs mesurant la performance en notant les performances de départ, les performances actuelles et les performances visées en fin de projet.
• La dernière cartouche sera réservée au retour d’expérience (le fameux REX) afin de lister les points d’apprentissage qui devront être pris en compte et appréhendés pour améliorer le déroulement des futurs projets.

Tout en haut du A3 à droite vous trouverez la couleur du projet qui sera maintenu toutes les semaines par le chef de projet :

• Vert = tout va bien et se déroule conformément au planning établi
• Rouge = difficulté à lever pour garantir le succès et le bon timing du projet.

 

Comment animer tous les projets A3 ?

Je vous cite deux modes que j’ai pu observer mais ce n’est pas exhaustif. Certains Comités de Direction affichent les projets A3 dans une salle dédiée au pilotage. Les projets sont répartis suivant les 5 jours ouvrés de la semaine et un créneau horaire est réservé pour que le comité de Direction aide à la résolution des problèmes du ou des projets affectés au jour courant. Ensuite c’est simple et efficace, si tout est au vert alors le créneau est libéré et si un des projets est rouge alors le chef de projet est présent et va expliquer à la Direction ce qui pose problème afin que celle-ci l’aide à lever la difficulté.

Un autre mode peut être d’examiner l’ensemble des projets sur un seul créneau hebdomadaire en présence des seuls chefs de projet avec un rouge sur leur projet. Chacun trouvera son mode de croisière en fonction de la charge globale à gérer sur les projets rouges.

Avec les projets A3 et ce type d’animation, on s’assure que l’amélioration continue avance efficacement dans la ligne droite des priorités de l’année et pour le plus grand bien des indicateurs de performance…puissant non ?