La chronophagie : pas moyen d’être tranquille !

:: – Article proposé par Frederic Thomann, conseiller et accompagnateur à la transformation du SI. Ayant pour but de créer de la valeur pour l’entreprise en utilisant ses principaux atouts, vous pouvez le contacter sur son profil LinkedIn.  -::

 

 

Si je vous disais que nous sommes tous un peu malade, vous me répondriez certainement que vous le savez déjà.

 

Mais de quoi ? D’une, de deux, de trois ou même des quatre maladies de la gestion du temps.

 

Symptômes

 

Si vous vous plaignez d’être constamment interrompu dans votre travail par des chronophages biologiques (collègues, visiteurs, responsable hiérarchique…) qui entrent en coup de vent dans votre bureau ou votre espace pour vous demander des informations urgentes.

 

Si vous êtes dérangés par les chronophages électroniques (téléphone, téléavertisseur, téléphone portable, courriel…) qui émettent leur sonnerie personnalisée à tour de rôle ou en même temps.

 

Si vous vous plaignez que votre environnement de travail est peu propice à la concentration : aires ouvertes, conversations bruyantes, réunions de corridor, ronronnement du photocopieur…

 

Alors vous êtes atteint de Chronophagie ! (Se faire manger son temps)

 

Conséquences

 

Vous interrompez souvent votre travail en cours, vous perdez en concentration, ce qui provoque des erreurs et vous oblige à reprendre plusieurs fois la même tâche.

 

Une exposition prolongée aux chronophages peut même provoqueren vous un sentiment de persécution. Vous vous plaignez alors de ne pouvoir commencer à travailler que lorsque les autres sont enfin partis !

 

 

Causes probables

 

• Imprécision ou non-disponibilité de l’information nécessaire à la réalisation du travail (Informationite : tout le monde in-forme tout le monde sur tout), ou réunionite aiguë (problème-réunion, urgence-réunion, idée géniale-réunion…)

 

• Manque de mécanismes formels de coordination. On pratique un sport d’équipe avec des règles du jeu individuelles. Manque de respect ou de règles de courtoisie.

 

• Multiplication inutile et mauvaise utilisation des outils de communication : téléphone, téléavertisseur, téléphone mobile, courrier électronique, télécopieur…

 

• Surpeuplement ou manque d’espace de travail : bureaux, salles de réunion, zone d’accueil de visiteurs…

 

 

Quelques pistes de réflexion

 

Pour ne pas vous laisser sans médication, voici quelques idées que vous pourrez mettre en œuvre, avec plus ou moins de difficulté, je vous l’accorde :

 

• Sachez gérer les téléphones fixes et portables :

   
  • Préparez vos appels les plus importants (liste des points à voir, arguments à apporter, points à éviter, etc.).

   

  • Gardez l’initiative : mieux vaut appeler que se faire déranger et, quand vous êtes appelés, sachez éviter les digressions et questions ouvertes : « Que puis-je faire pour vous ? ».

   

  • Groupez vos appels et vos rappels.

   

  • Sachez conclure une discussion. Parler au passé est un bon moyen « nous avons vu que… », « nous sommes donc convenus de… », ou bien des excuses plus classiques « excusez-moi, j’ai quelqu’un dans mon bureau », « on m’appelle sur une autre ligne ».

   

  • Sachez utiliser toutes les fonctions de votre poste (rappel automatique, renvoi…).

   

  • Sachez avoir des heures où vous n’y êtes pour personne. Le portable permet d’être joignable à tout moment mais n’exige pas d’être dérangeable tout le temps.

   

  • Améliorez en permanence les méthodes et l’efficacité du filtrage :
     
    • Liste des interlocuteurs « VIP », liste d’« indésirables ».

     

    • Prise de message (interlocuteur, objet de l’appel…).

     

    • Téléphoner debout force à parler moins longtemps…

 

• Sachez gérer les courriers papier et électronique :

   
  • Ne les ouvrir qu’à des moments déterminés dans la journée (si possible), et prendre l’habitude de manipuler le message qu’une seule fois : transmettre tout de suite, répondre, jeter / vider la corbeille, classer, imprimer, etc.

   

  • Utilisez tous les moyens bureautiques de communication rapide et de classement.

   

  • Evitez les avertissements, sonores ou visuels.

   

  • Affectez des priorités en lisant : annotez, transmettez…

   

  • Economisez le temps de vos destinataires : inscrivez « inutile de répondre », pour info (PI), pour action (PA), faîtes des résumés en tête des rapports… (niveaux de lecture)

 

• Sachez gérer efficacement les réunions et les entretiens :

   
  • Quand on sait que la plupart des managers passent entre 30% et 70% de leur temps en réunion ou en entretien, on conviendra que la recherche de l’efficacité dans ce domaine n’est pas inutile.

   

  • Les responsables d’encadrement soucieux de leur temps respectent et font respecter quelques règles simples :
     
    • Supprimer les réunions ou les entretiens qui ne s’imposent pas.

     

    • Programmer la réunion ou l’entretien suffisamment à l’avance.

     

    • Préparer les réunions et entretiens (plan, messages à retenir…).

     

    • Etablir les conditions d’un réel dialogue.

     

    • Ne pas confondre Thème et Objectif de la réunion. Chaque participant à une réunion doit en connaître à la fois le thème et l’objectif.

     

    • La plupart des réunions sont informatives et devraient probablement être remplacées par des courriers de préparation à la réunion, qui serait alors décisionnelle.

     

    • Ce n’est pas parce que vous êtes invités que vous êtes indispensable… (règle des deux pieds !)

     

    • Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas l’animateur que vous ne pouvez pas aider à l’animation de la réunion.

     

    • Une réunion doit avoir un ordre du jour et un budget-temps alloué à chaque partie de l’ordre du jour.

     

    • Préparez vos supports visuels, avec les messages à retenir.

     

    • Déboucher sur les conclusions et sur l’action.

     

    • Les comptes rendus ne reprennent que les idées essentielles et les décisions, le reste en annexe ! (sous 24h)

     

    • Définissez une politique générale pour les interruptions pendant les réunions.

 

• Sachez gérer les clients :

   
  • Bien sûr, ils sont importants, bien sûr la qualité c’est répondre à leurs attentes…

   

  • Mais on peut toujours « donner des habitudes » aux clients, notamment en leur montrant que l’on répond mieux à leurs attentes quand ils n’appellent pas entre telle et telle heure, quand ils préparent à l’avance tel ou tel renseignement… : « aidez-moi à vous satisfaire »…

   

  • Avec les clients « répétitifs » (entreprises par exemple), on peut définir par avance des règles claires.

   

  • Avoir une liste des clients vraiment importants et ceux qui le sont moins.

   

  • Quel pourcentage de clients a réellement besoin des renseignements qu’il demande à la minute ?

 

• Sachez gérer votre environnement de travail :

   
  • Ayez toujours à l’esprit d’organiser votre espace de travail avec pour critère efficacité et optimisation à 5S.

   

  • Réservez votre salle de réunion suffisamment à l’avance pour ne pas avoir à en chercher une au dernier moment.

   

  • Si vous travaillez en open Space sur un dossier qui vous demande une forte concentration, sachez vous isoler.

 
 

Eh bien, il me reste à vous souhaiter un prompt rétablissement, et à la prochaine.
 

Merci, au revoir !