:: – Article proposé par Frederic Thomann, conseiller et accompagnateur à la transformation du SI. Ayant pour but de créer de la valeur pour l’entreprise en utilisant ses principaux atouts, vous pouvez le contacter sur son profil LinkedIn. -::
Si je vous disais que nous sommes tous un peu malade, vous me répondriez certainement que vous le savez déjà.
Mais de quoi ? D’une, de deux, de trois ou même des quatre maladies de la gestion du temps.
Symptômes
Le sujet se plaint en fin de journée de n’avoir pu réaliser ses priorités à cause de nombreux imprévus et urgences.
Il attend généralement la dernière minute avant d’entreprendre une tâche importante. Ce sentiment d’urgence stimule le Lifophile.
Il reporte au lendemain les tâches dont l’échéance est éloignée.
Il entreprend beaucoup de choses, mais en finalise peu. Le désordre de son bureau traduit le combat quotidien qu’il livre aux nombreux feux à éteindre.
Il n’avouera pas facilement aimer jouer au pompier, mais il préfère nettement l’action à la réflexion : « Je ne suis pas payé pour penser mais pour agir ! », aime-t-il répondre à ceux qui lui reprochent son activisme débridé.
Alors vous êtes atteint de Lifophilie ! (Incapacité à prioriser l’urgence – « Last In – First Out »)
Conséquences
Le Lifophile allume autant de feux qu’il en éteint.
Il perd beaucoup de temps (ou en fait perdre aux autres) à chercher des renseignements dans des piles de dossiers qui s’entassent sur son bureau.
Les tâches importantes mais non urgentes (priorités de type 2 telles que les projets à long terme, améliorations, formation, prévention, ménage des dossiers…) sont continuellement reportées.
Il disperse son énergie et épuise son entourage. Il finit ses journées sur les rotules, mais redémarre le lendemain tel une Formule 1.
Malheur à celui qui relève d’un gestionnaire Lifophile !!!
Causes probables
- Difficulté à s’arrêter.
- Aime agir sous tension. Carbure à l’adrénaline.
- Trouve l’action plus valorisante que la planification.
- Difficulté à se centrer sur ses priorités.
- Confond l’urgent avec l’important. Si c’est urgent, c’est automatiquement important.
- Difficulté à penser au long terme et à se discipliner au quotidien.
Quelques pistes de réflexion
Pour ne pas vous laisser sans médication, voici quelques idées que vous pourrez mettre en œuvre, avec plus ou moins de difficulté, je vous l’accorde :
- Sachez réfléchir à deux fois avant d’agir :
- Quelles sont les conséquences si ce point n’est pas traité à la seconde ?
- Sachez établir vos priorités :
- La situation (ou la tâche) à réaliser est-elle importante ?
- Quelle est son importance présente ou potentielle pour l’entreprise, pour mon activité ?
- Quel est l’impact de cette situation ?
- Que va-t-il se passer si je ne fais rien ?
- La situation (ou la tâche) à réaliser est-elle urgente ?
- Quel est l’urgence du besoin d’action ?
- Quelles sont les dates limites incontournables ?
- Quand l’action sera-t-elle inutile ?
- Quel est le meilleur moment pour intervenir ?
- Quelle est la tendance par rapport à la situation ?
- La situation va-t-elle se détériorer si je ne fais rien ?
- Si oui, quel est son degré d’évolution (lent / rapide) ?
- La situation peut-elle se résoudre toute seule ? (parfois, ne rien faire…)
- Utilisez les « To do » (liste des choses à faire) :
- Dans un cahier, préparer quotidiennement pour le lendemain la liste des tâches à effectuer. Prenez des engagements avec vous-même et efforcez-vous de les tenir !
- Chaque fois qu’un nouveau feu à éteindre arrive, jetez un œil à votre « To do » afin de vérifier que ce feu est bien une priorité par rapport à ce que vous avez listé.
- Gérez votre plan journalier pour ne pas céder aux tentations du Lifophile :
- Listez les activités à accomplir.
- Etablissez les priorités (importance, urgence, tendance).
- Sachez délaisser le superflu ou les finitions interminables (la qualité est un compromis…).
- Allouez le temps nécessaire.
- Segmentez les tâches complexes en sous-tâches plus faciles.
- Ne programmez que 70% à 80% de votre temps (marge pour risque), et gardez à l’esprit que l’on est plus efficace le matin et en fin d’après-midi que juste après déjeuner, que l’on ne compte habituellement que 6 heures de travail effectif dans une journée de 10 heures (méthodes agiles), et que nous ne sommes réellement créatifs qu’environ 2 à 3 heures par jour !
- Commencez à traiter les priorités dans l’ordre (attention au syndrome de l’étudiant).
- Concentrez-vous et sachez repousser les interruptions.
- Terminez chaque tâche avant de passer à la suivante.
- Apprenez à planifier votre temps pour ne pas travailler dans l’urgence :
- Quelles sont mes principales responsabilités ?Dans chacune de ces responsabilités, quels sont mes 3 objectifs prioritaires (pour l’année, le trimestre, le mois, la semaine).
- Planifiez vos activités sur un agenda.
- Eclatez les travaux en petites tâches et les traiter morceau par morceau.
- Déterminez à quelles heures vous êtes le/la plus efficace et réservez-les aux tâches les plus complexes.
- Etablissez une routine mensuelle / hebdomadaire / journalière fixes (réunions, rencontres, collaborateurs, courrier).
- Revoyez fréquemment votre planification et votre emploi du temps.
- Respectez vos échéances et vos engagements.
- Déterminez des heures fixes où vous ne voulez pas être dérangé.
- Sachez gérer votre stress :
- D’une manière générale, nous sommes tous confrontés à une problématique de stress. Pour certain, il est bien géré ; il est même nécessaire. Mais pour d’autres, il représente un frein puissant et une trop forte nuisance.
- Le bon stress : il vous transcende, améliore votre vigilance, votre efficacité et votre performance. Sachez le maintenir à un niveau raisonnable en observant des pauses dans votre activité. Ne le laissez pas se transformer en mauvais stress !
- Le mauvais stress : c’est lui qui vous fatigue, qui vous rend anxieux. Les symptômes du mauvais stress passent souvent par une réaction de votre corps (moiteur des mains, maux de tête, irritabilité…). Il faut en prendre conscience au plus tôt, comprendre quelle est sa cause, la supprimer ou l’atténuer.
- A noter que dans la Process Com, il n’y a pas de bon stress, il n’y a que du stress nuisible.
Eh bien, il me reste à vous souhaiter un prompt rétablissement, et à la prochaine.
Merci, au revoir !
