:: – Article proposé par Frederic Thomann, conseiller et accompagnateur à la transformation du SI. Ayant pour but de créer de la valeur pour l’entreprise en utilisant ses principaux atouts, vous pouvez le contacter sur son profil LinkedIn. -::
Si je vous disais que nous sommes tous un peu malade, vous me répondriez certainement que vous le savez déjà.
Mais de quoi ? D’une, de deux, de trois ou même des quatre maladies de la gestion du temps.
Symptômes
Le sujet (vous) a la perception de manquer continuellement de temps.
La liste des choses à faire s’allonge sans cesse.
Les tâches prennent plus de temps que prévu.
Les mandats à réaliser ne sont jamais assez clairs.
Les projets ont tendance à se compliquer en cours de route.
Les échéances sont trop serrées.
Le sujet souffrant de Tempsdinite a souvent l’impression d’attendre après les autres.
Il éprouve de la difficulté à obtenir à temps les informations ou le travail promis, ce qui le met en retard dans son travail.
Ah ! Si les journées pouvaient être plus longues, le travail serait tellement plus facile !
Alors vous êtes atteint de Tempsdinite ! (Inflamation du temps)
Conséquences
Le sujet doit souvent faire des heures supplémentaires.
A la fin de la semaine, il apporte des dossiers à la maison au grand désespoir de ses proches.
Il se sent surchargé, fatigué.
Il a hâte de prendre ses vacances.
Causes probables
- Difficulté à bien évaluer la durée de tâches à accomplir, les délais à prévoir et les échéances à respecter.
- Difficulté à évaluer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Difficulté à évaluer l’ampleur et la complexité des mandats à réaliser.
- Sous-utilisation chronique de son agenda ou des collecticiels : Outlook, Notes ou GroupWise.
Quelques pistes de réflexion
Pour ne pas vous laisser sans médication, voici quelques idées que vous pourrez mettre en œuvre, avec plus ou moins de difficulté, je vous l’accorde :
- Sachez écrire efficacement :
- Ecrivez pour être compris, pas pour être lu !
- Epargnez le temps de ceux qui vont vous lire : ce courrier est-il vraiment nécessaire ? Etablir une liste précise des destinataires et signaler l’objectif du courrier (pour info, pour action…).
- Ecrivez de manière simple et claire : les phrases courtes, un vocabulaire usuel, sans digressions. Essayez le plus souvent de ne pas passer un recto, et environ 15 lignes pour un email.
- Sachez vous bloquer des périodes sur votre agenda quand vous avez un rapport à écrire, et éviter de le faire aux heures où on a besoin de vous.
- Partagez avec vos collaborateurs vos abréviations usuelles.
- Sachez ne pas vous obstiner … et reprendre après une pause ou lors d’une période plus calme.
- Organisez mieux votre temps :
- Identifiez vos principaux voleurs de temps (gaspillages).
- Notez votre emploi du temps pendant une semaine.Listez quels ont été vos voleurs de temps.
- Réfléchissez aux actions concrètes à mettre en place pour supprimer ces chronophages (soyez créatifs).
- Mettez-les en place une à une.Félicitez-vous à chaque succès !
- Sachez gérer les collègues et les collaborateurs :
- Méfiez-vous de propositions du style : « N’hésitez pas à me déranger si quelque chose ne va pas ». Si on vous prend au mot, vous ne vous en sortirez pas. Eux aussi ont à gérer un emploi du temps chargé. Si vous êtes disponible, vous deviendrez une variable d’ajustement !
- Prévenez-les de vos absences : vous pouvez partir, pas disparaître.
- Vérifiez régulièrement les méthodes de travail avec vos collaborateur :: les réunions régulières, le système de notes, etc. sont-ils toujours performants ?
- Pour vos rendez-vous, fixez-vous une limite dans le temps et respectez-là.
- Programmez les horaires fixes pour rencontrer vos collaborateurs.
- Quand quelqu’un entre « en passant », restez debout pour limiter implicitement le temps de l’entretien.
- Rencontrez les autres dans leur propre bureau.
- Ramenez vos interlocuteurs à l’essentiel, gardez l’objectif de la discussion en tête.
- Ayez une pendule que vos visiteurs peuvent voir.
- Soyez sans pitié quand il s’agit de votre temps, mais soyez tout de même aimable avec vos interlocuteurs…
- Sachez déléguer :
- La délégationpermet d’augmenter votre capacité de production. Vous n’êtes plus seul mais X. Donc X fois un certain temps.
Guillaume EHRET
(http://javamind-fr.blogspot.fr/2013/03/agilegame-delegation-poker.html)
- Donner du sens à la délégation.
- Préparer la délégation, la présenter, en négocier les modalités.
- Communiquer de façon motivante : « Faire connaître, faire adhérer, faire agir ».
- Accueillir et traiter les résistances ou engouements excessifs éventuels.
- Accompagner la délégation.
- Confiance et contrôle, deux notions complémentaires.
- Evaluez la réalisation, ayez de la reconnaissance.
- Attention : tout n’est pas délégable !
- Les activités de représentation.
- La fixation des règles du jeu et des contrats.
- Les orientations à moyen et long terme.
- Le management de votre équipe.
- Les phases cruciales du management qui nécessitent une relation directe.
- La résolution de certains conflits.
- L’évaluation.
- …
Eh bien, il me reste à vous souhaiter un prompt rétablissement, et à la prochaine.
Merci, au revoir !
