La Méthodologie de Résolution de Problèmes en Groupe englobe de multiples outils liés à la gestion de projet et d’activités, permettant de cibler un problème précis pour en trouver les causes profondes et résoudre celui-ci. Les possibilités d’appréhender un problème sont grandes c’est pourquoi il est judicieux de suivre une certaine rigueur quant à la méthode à adopter. A titre informatif, cette méthode peut tout aussi bien être appliquée « en solo » mais et beaucoup plus performante et efficiente en groupe (d’où son nom) : Il y a plus d’esprit dans deux têtes que dans une. En guise d’introduction à cette méthode, en tant qu’animateur et manager il est primordial de présenter à nos collègues le plan adopté pour les impliquer d’avantage dans cette organisation :
- Analyser et sélectionner le problème à traiter
- Définir le problème en question
- Rechercher les causes
- Recherches les solutions
- Elaborer un plan d’action
1. Cibler un problème
Pour la première étape, bien entendu une réunion de crise n’est pas focalisée à la base sur un seul et même problème, il en existe plusieurs. C’est pourquoi il faut traiter un seul problème à la fois, le plus important, généralement celui qui emporte la majorité des souhaits. A titre informatif, une méthode assez triviale pour cibler un problème en particulier, la méthode des 80/20, autrement appelée principe de Pareto (diagramme) : « 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes ». A titre d’exemple en économie, 80% du chiffre d’affaire et généré par 20% des clients. Ici c’est ce principe que l’on peut appliquer pour cerner au mieux un problème ; voici un diagramme relatant ce dernier :
Causes des retards au travail
Sur l’axe des ordonnées de gauche est indiqué le nombre de retards, sur celui de droite le pourcentage cumulé. On en déduit en « appliquant la règle » des 80/20 que si l’on règle 20% des causes ici les « embouteillages » ainsi que les « enfants malades », on diminuera et règlera 80% des retards. Moralité de la chose : Prenez le vélo et ne faites pas d’enfants !
2. Définir le problème
Après avoir choisi le problème à traiter, il est essentiel de le définir, voir de le redéfinir avec des mots clairs faisant apparaître un constat clair et précis. Prenez des notes, concentrez-vous et effectuez un brainstorming géant sur LE problème : identifiez les conséquences qu’engendre celui-ci, n’hésitez en aucune façon à donner votre avis, tout le monde doit participer, s’impliquer pour pourvoir améliorer et solutionner la chose.
3. Recherche de causes
Pour identifier la ou les causes principales il existe un outil très simple et assez trivial : les 5 Pourquoi. Mais POURQUOI donc cet outil ? Parce qu’il est la clef, une des pièces du puzzle pour résoudre et à terme « anéantir » le problème. Classé dans les outils peu complexes en Gestion de Production, il s’est se rendre très efficace. Etablir à présent un arbre à 5 branches avec une tête principale : le problème en question. Dans les 5 « cases », demandez vous pourquoi nous sommes face à ce problème, en d’autres termes, quels en sont les causes (du moins flagrantes, celles qui vous sautent à l’esprit). Ne vous égarez pas en tant qu’animateur et forcez vous toujours à travailler en groupe, vous êtes plus productif que seul ! Une fois les 5 premières cases remplies, déroulez chacune de celles ci en 5 autres cases toujours en posant la question « Pourquoi ai-‐je ce problème (en amont) ? ». Voici un exemple succinct d’arbre des 5 Pourquoi (5P) :
Sur fond vert : les causes racines.
NB : Il n’est pas nécessaire de tous les « dérouler » sur 5 niveaux pour en trouver les causes profondes. Il existe d’autres « outils » puissants permettant de solutionner le problème comme par exemple le diagramme d’Ishikawa.
4. Recherche de solutions
La recherche de solutions découle des 5P autrement dit des étapes précédentes. Les choix de celles-‐ci découlent également d’un travail d’équipe où tout le monde est amené à développer, proposer et argumenter ses solutions. De manière générale, c’est TOUT le monde qui doit travailler en synergie pour obtenir une satisfaction. Il devient alors judicieux d’établir sur papier (ou tableau) les solutions retenues.
5. Plan d’action
L’étape finale à la résolution de problème, une étape qui synthétise tout le travail qui a été fait en amont. Il permet in fine un vrai pilotage du projet. Un plan d’action résume les tâches à mettre en place pour solutionner le problème et amener l’entreprise dans une situation pérenne. Pour finir, j’ajouterai qu’il est intéressant de coupler ce plan à la Roue de Deming (PDCA), qui elle est un outil indispensable dans une démarche alliant qualité et amélioration :
Roue de Deming (PDCA)
« Rien n’est permanent, sauf le changement »
Héraclite
