:: – Article proposé par Frederic Thomann, conseiller et accompagnateur à la transformation du SI. Ayant pour but de créer de la valeur pour l’entreprise en utilisant ses principaux atouts, vous pouvez le contacter sur son profil LinkedIn. -::
La performance ça commence par soi-même. Et pour gérer sa productivité, il convient d’abord de savoir gérer son temps.
Je vous propose donc une petite série d’articles sur la gestion du temps.
Pourquoi a-t-on la perception de toujours manquer de temps ?
Quel est mon comportement face aux demandes, aux attentes, aux feux à éteindre, aux changements : proactif ou réactif ?
Quels sont les concepts clés de la gestion du temps (efficacité, efficience, importance, urgence, auto-discipline…) ?
Tout d’abord, quelques rappels
Une activité est urgente si sa non réalisation immédiate entraîne, avec une forte probabilité, des conséquences nuisibles, irréversibles et irrémédiables. L’urgence est souvent provoquée par l’extérieur.
Une activité est importante si elle contribue à la réalisation des objectifs de la fonction.
Gérer son temps, c’est s’organiser et remettre régulièrement en cause les méthodes et les comportements pour l’améliorer.
Quelques lois de gestion du temps sont nées de l’observation. En voici quelques-unes.
Loi de Carlson ou loi des conséquences homogènes de travail
Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra davantage de tempsque s’il était effectué de manière continue.
Plan d’actions de lutte contre les interruptions :
- Ne vous auto-interrompez pas : terminez, si vous le pouvez, le travail entrepris.
- Limitez les interruptions externes, au moins à certains moments : éduquez vos collaborateurs, vos collègues, votre chef, vos clients…
Loi de Parkinson ou loi de la tendance à l’auto-inflation du temps dépensé
Le temps investi dans un travailvarie en fonction du temps disponible.
Plan d’actions du contrôle de la rentabilité du temps investi :
- Raisonnez en fonction du temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps disponible, pour attribuer un « budget-temps » à cette activité.
- Fixez-vous des échéances, des dates limites, des butoirs à ne pas dépasser.
Loi d’Illitch ou loi de la contre-productivité du temps investi au-delà d’un certain seuil
Au-delà d’un certain seuil horaire,la productivité du temps investi décroît puis devient négative.
Plan d’actions de l’équilibre personnel :
- Au-delà d’un certain seuil horaire, que vous fixerez vous-même, sachez vous arrêter pour faire autre chose.
- Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et le perfectionnisme, soyez conscient de vos limites.
Syndrome de l’étudiant
Si on a le choix,un travail est toujours commencé le plus tard possible.
Conséquences :
- Le délai est souvent beaucoup plus important que la charge réelle.
- Se donner plus de temps n’aboutit pas toujours à davantage de qualité.
- Le travail fait en urgence n’est pas toujours abouti.
Ces quelques lois nous permettent de nous organiser un peu mieux au quotidien, de mettre au point un modèle de gestion de projet comme la Théorie des Contraintes (TOC), sachant qu’un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique (PMI), ou encore de prendre conscience et de tenter de soigner une ou plusieurs maladies de la gestion du temps qui pourraient nous atteindre. A suivre…
