Bonjour à tous ! J’espère que vous avez passé un bon week-end. Aujourd’hui je vous propose de découvrir un nouvel article de praticien consacré à la fiche de poste. Ce document peut paraître insignifiant au premier abord… Et pourtant, il constitue une véritable base de travail permettant de responsabiliser et de mieux coordonner vos équipes. Vous êtes prêts à revoir vos fiches de poste ? Dominique et Mathilde vous expliquent comment faire !
Comment rédiger une fiche de poste ?
Le « Qui fait quoi » est souvent un élément clé dans les organisations qui gèrent des projets transverses. L’enjeu est de ne pas passer à côté de tâches essentielles, de responsabiliser et de mieux coordonner les acteurs impliqués. Chaque protagoniste s’appuie notamment sur sa fiche de poste et sur l’organigramme pour s’y retrouver.
Ces deux documents sont régulièrement sources de questions : quoi mettre dedans ? quel niveau de détail ? comment responsabiliser sans infantiliser ? …
Voici quelques premiers éléments de réponse.
Décrire le contenu des postes :
Le niveau de détail va dépendre de la grandeur de l’entreprise. Pour une entreprise ou un service d’une cinquantaine de personnes, il est préférable de rester sur des fiches de fonction simples et génériques.
Mise en œuvre des fiches de poste
Les ressources humaines, le chef de service ou le manager préparent une première version qui est ensuite présentée au salarié et réajustée si besoin.
Si le salarié est déjà mature sur le sujet et le besoin, la fiche de poste peut être co-remplie avec le salarié (surtout pour les rôles d’encadrants, les cadres). L’exercice de partir d’une feuille blanche est intéressant pour eux.
L’organigramme, un document à ne pas prendre à la légère
Points d’attention sur l’organigramme
- Assurer une cohérence entre le titre du poste et son contenu, surtout sur la dimension hiérarchique ou non (chef d’atelier donne par exemple une connotation hiérarchique). Quand l’organigramme n’est pas clair, les personnes peuvent s’identifier à un titre et ne plus vouloir en sortir.
- Assurer la cohérence entre la réalité (=ce qui se passe effectivement aujourd’hui) et la théorie (=ce qu’il devrait se passer, notamment sur l’encadrement managérial). Si la réalité actuelle est écartée de la cible, ce peut être une volonté de mettre en place l’organisation montrée sur l’organigramme. Mais dans ce cas les actions enclenchées/à enclencher pour arriver à cette organisation doivent être connues et visibles.
- Bien caler les messages qui vont être véhiculés lors de la diffusion. Le management doit être très cohérent sur ce sujet.
Communication de l’organigramme
La première étape est une validation du CODIR et l’alignement sur les messages clés (changements, raisons, méthode de construction). Le CODIR doit aussi prévoir comment va se faire la communication, d’abord individuelle puis la diffusion à tous.
Les salariés qui ont un rôle d’encadrement, hiérarchique ou fonctionnel sont impliqués davantage afin de leur donner la vision globale et répondre à leurs questions, préciser s’ils ont un rôle RH ou non (entretiens individuels, recadrages, définition des objectifs …), conforter leur rôle et leur légitimité en bilatéral avec chacun d’eux, s’assurer qu’ils puissent avoir les éléments pour expliquer leur positionnement aux personnes qu’ils encadrent, les aider à voir comment ils peuvent aborder le sujet avec leurs collaborateurs et avec leurs pairs.
Et vous, avez-vous de bonnes pratiques pour communiquer avec vos collaborateurs ? Laissez-nous vos commentaires en bas de cet article 😉
