Rédiger un compte rendu efficace

Pour clôturer de façon correcte une réunion, il est indispensable de rédiger et de diffuser un compte-rendu. Je vous propose aujourd’hui quelques pistes pour rédiger un compte-rendu efficace.

1- La forme du compte rendu :

• Pour moi et j’y prête toujours une attention particulière, un compte-rendu doit être synthétique, c’est pourquoi je vous invite à ne pas dépasser 1 page. Forcer vous, vous y gagnerez en synthèse et c’est ce que l’on attend de ce livrable. En effet, on doit pouvoir comprendre l’essentiel très rapidement.
• Renseigner le titre de votre document de façon à le retrouver rapidement
  exemple : Projet 001 CR01 Sujet traité jj/mm/aaaa

• Insérer le logo de votre entreprise, c’est toujours plus corporate 😉

2 – Après la forme, le fond. Un mot d’ordre : soyez factuel.

• Rappeler le cadre: le sujet traité, la date de la réunion, le rédacteur du compte-rendu et les personnes présentes (et absentes, c’est important). S’il s’agit d’un compte-rendu lié à un projet, n’oubliez pas de préciser le numéro du compte-rendu.
• Mentionner chaque thématique en précisant :
  • son nom (clair, simple, le nom doit être le plus parlant possible),
  • les éléments présentés qui ont été validés, annulés et/ou modifiés (précisez bien les trois, c’est important),
  • le Plan d’Actions pour avancer (une annulation ou une clôture est un PA en soit).
    De façon synthétique mais systématique, un PA doit toujours comporter 3 colonnes par ligne : Quoi / Qui / Quand.

• Terminer le compte-rendu en mentionnant la date de la prochaine réunion sur ce sujet, si elle doit avoir lieu, et les pièces jointes au compte rendu, notamment si vous avez présentez un ou plusieurs livrables[1] lors de cette réunion.
• Enfin, envoyer le compte rendu, idéalement en format pdf, à toute les personnes présentes (et absentes) et éventuellement, le cas échéant, à des personnes légitimes de suivre ce sujet (comme votre N+1 par exemple).

Nota : Il m’ait arrivé trop souvent de recevoir des documents avec un objet « mis à l’arrache », voir pas d’objet. Je vous en prie, ne faites pas cette erreur et reprenez en objet dans votre mail l’intitulé de votre document pour que vos interlocuteurs puisse les retrouver en 2 clics dans leur boite de réception 😉

Voilà pour ce petit billet. N’hésitez pas à laisser vos commentaires pour enrichir ce sujet ou donner votre avis.

Excellente journée,

Sylvain

[1] Un livrable est un résultat attendu par l’entreprise. Il peut être sous la forme d’un rapport détaillé, d’une feuille de calcul, de photos, …