:,: – Article proposé par David JOB, Consultant en Excellence Opérationnelle – :,:
Episode 5 : Le projet est validé
J’arrivai tôt au bureau ce matin…A 7h30, alors que le rideau de fer était ouvert depuis peu, je franchis le seuil de mon bureau, les yeux un peu embrumés car la nuit avait été courte…
Je devais présenter la charte du projet vers 10h à Roger Goupil, nous devions en discuter ensuite, puis après validation, il serait présenté aux Américains vers le coup de 14h, 8h heure locale au siège.
En posant le document sur mon bureau, j’en parcourrai la table des matières :
Je devais encore rédiger le plan de communication.
Pour ce faire, je rédigeai la matrice power-interest, ce tableau à 2 entrées qui reprend la liste des parties prenantes du projet, leurs intérêts à la réussite du projet et leurs influences (leur capacité à faire réussir ou non le projet).
Etant donné que la communication est variable en fonction de l’interlocuteur : on ne parle pas de la même manière au sponsor, qui a le pouvoir de rallonger le budget si nécessaire, qu’à l’opérateur à qui l’on va demander d’exécuter le travail.
Le délégué syndical ne sera pas réceptif au même discours non plus.
Il ne fallait oublier personne…
Je pris donc une feuille de papier et sur base de l’expérience précédente et d’un « self-brainstorming » je couchai les noms et fonctions des différents acteurs – les parties prenantes – de ce projet :
Il s’agissait de reprendre les ressources humaine du projet – l’opérationnel du projet – et d’y adjoindre les autres acteurs a priori non exécutifs mais dont l’influence et le pouvoir peut avoir des conséquences sur l’issue positive ou négative du projet.
Il y avait Thierry, bien sûr il était directement impliqué dans la réussite du projet, le personnel ouvrier et leur brigadier, ils seront les principaux acteurs sollicités.
C’était le cercle « chaud » : en principe leur intérêt dans le projet est grand, leur influence relativement faible, à l’exception des grands gueules de l’atelier qui exercent un grand ascendant sur le reste du personnel ouvrier.
Le cercle « tiède », ensuite : le chef de production, le bureau des méthodes…
Le cercle extérieur, froid : les fournisseurs, le personnel administratif, le marketing, les achats ainsi que les clients. Certains parmi ceux-ci avaient une influence importante.
Il allait de soi que Christian Lagneau, conseiller en prévention, devait être impliqué. L’aspect sécurité serait envisagé dans les actions d’amélioration menées et son intérêt dans le projet est grand. De par sa position, il avait également du pouvoir.
En une heure, le tableau était rempli.
Le temps qu’il me restait, je le mis à profit pour finaliser les plans du projet :
Tout d’abord, l’élaboration de l’analyse de risques initiale du projet :
Nous avions à faire à un projet d’amélioration continue, une gestion du changement ce qui impliquait une sortie de la zone de confort pour beaucoup de personnes.
Que faire en cas de résistance ? Quel risque de sabotage y aurait-t-il ? Comment identifier que nous avions affaire à une tentative de sabotage ? Comment réagir ? Comment prévenir ?
Encore une fois l’acquis des projets précédents était d’une grande utilité, j’utilisai donc l’analyse de risque que nous avions fait lors du projet 5S. Elle servira de base à notre discussion.
Au document rédigé la veille, j’y adjoins l’analyse de risque et le plan de communication établis ce matin: la charte du projet, une sorte de cahier des charges et d’engagement de la direction était enfin terminée.
Il était 9h lorsque Je l’envoyai par e-mail à M Goupil.
Un peu avant 10h je me dirigeais vers le bureau du chef pour notre réunion.
Nous discutâmes de tous les documents envoyés, il connaissait mieux que moi le personnel et le fonctionnement de l’organisation, il apporta donc les retouches nécessaires.
A l’issue de ce meeting, le plan social du projet était élaboré, la charte du projet était signée et une baseline initiale des plans de communication et de risques était validée…
Tout le moins au premier niveau, il restait à convaincre nos patrons américains, mais je n’étais pas inquiets, Roger Goupil savait ce montrer persuasif et défendre des intérêts qu’il croyait.
En attendant le call Outre Atlantique, je structurai un peu mes pensées, il fallait que les deux phases A la quête de notre identité et Parce que nous sommes uniques [1] soient bien visible dans le déroulé du projet, et cela me semblait il était suffisamment clair.
A 15h je reçus un appel de Roger :
– Daniel, c’est ok , j’ai dû forcer un peu sur le budget, mais ils sont d’accord…
– Génial, bravo chef !
– Oui, ben ne t’emballe pas trop, M Robertson veut assister au kick off !
C’était une demi-surprise…quelque part c’est eux les patrons !
– Ils ont proposé une date ?
– Dans trois jours Daniel, ca ira n’est ce pas ?
– Ben, disons que…
– C’est parfait ! A plus !
Je restai avec le combiné en main… Trois jour pour préparer un kick off…Je ne sais pas ce qu’il leur a vendu notre Roger Goupil mais il va falloir être rapidement au top
[1]Voir l’épisode 2 : https://www.excellence-operationnelle.tv/une-histoire-de-valeur-ajoutee-episode-2-lebauche-dun-projet.php
