Le temps passé sur nos ordinateurs est bien souvent conséquent…et source de gaspillages.
Je voudrais partager avec vous quelques astuces et outils du lean qui m’ont permis de booster ma productivité et de tuer certains muda !
Dans le domaine du reporting
L’activité reporting – parfois très présente au sein de certaines sociétés – peut se montrer très chronophage.
Une source possible de gains serait…de ne plus faire de reporting.
Est-ce que les indicateurs que vous maintenez à jour sont utilisés ? Un premier passage par l’outil 5pourquoi peut vous donner des pistes pouvant déboucher sur une première source de gain.
Deuxième sources de gains…Faire du 5S. Un bon test est de savoir si vous pouvez retrouver une information en moins de 30 secondes.
Troisième source de gains…Utiliser des standards.
Comme je l’expliquais dans un article précédent, l’utilisation des standards est un des fondements du lean. Ainsi une bonne standardisation du nom des fichiers permet de les retrouver beaucoup plus facilement.
Personnellement j’utilise le standard suivant (issu de la méthode GTD) : Initiale de l’auteur – année mois jour – sujet du document. Ainsi le nom de cet article pourrait être SR-20140912-outils Lean bureautique.
En outre l’utilisation de check lists peut servir de poka yoké afin de ne pas en oublier une partie.
Enfin, un moyen efficace d’optimiser votre reporting est d’en automatiser une partie.
Place à la programmation ! Mais pour ne pas s’arracher les cheveux avec la programmation il est préférable que vos données d’entrées soient à un format standard (toujours le même type de données au même type d’endroit, ce qui demande un travail en amont)
Personnellement j’utilise des macros faites sous Excel en utilisant le module Visual Basic.
Les standards dans la bureautique.
L’activité bureautique peut aussi se trouver simplifiée grace à quelques outils.
Taper vous souvent des mails ? Si oui avez-vous réfléchi au 20/80 des mots que vous tapez le plus souvent ?
J’utilise ainsi la correction automatique d’oulook pour utiliser mes abréviations usuelles : ainsi en tapant « Bj » je vois Bonjour qui s’affiche, en tapant « Cdt » s’affiche Cordialement,…etc . On peut pousser jusqu’à utiliser une combinaison de lettres pour taper instantanément des paragraphes récurrents.
Une autre solution peut aussi être de standardiser certains mails et de les enregistrer en tant que modèle. Par un simple raccourci sur le bureau vous pouvez afficher votre squelette de mail et adapter votre standard à vos besoin.
Autre astuce, l’utilisation de certains logiciels qui peuvent optimiser vos raccourcis clavier. Ainsi le logiciel gratuit autohotkey (voir le site http://autohotkey.free.fr/docs/ pour plus de renseignements) permet en utilisant des raccourcis clavier d’insérer la date du jour, de renommer vos fichiers, de lancer un programme,etc… les possibilités sont quasi infinies.
Un simple raccourci clavier permet par exemple de taper son adresse email (dans un fichier, sur un site internet…)
Et vous quelles sont les astuces que vous utilisez pour chasser les gaspillages de votre activité bureautique ?
